Inloggen bij AFAS
Inloggen bij Asperion
Boekhouding digitaliseren: 11 voordelen van een papierloze administratie
Een papieren administratie is niet meer van deze tijd. Het neemt veel kastruimte in en kost veel te veel tijd. Een digitale administratie is een stuk efficiënter! In dit artikel delen we de tien grootste voordelen.
Wat is een digitale administratie?
Bij een digitale administratie bewaar je niets fysiek, maar verwerk je al je documenten digitaal. In het kort heb je twee smaken:
- Op je computer in digitale mappen en bestanden.
- Door middel van speciale boekhoudsoftware. Wij werken bijvoorbeeld met Asperion.
Beide opties hebben grote voordelen ten opzichte van een papieren administratie! In dit artikel delen we de tien grootste voordelen van een digitale administratie.
Voordelen van een digitale administratie:
1) Efficiënter werken
Bij een digitale administratie bewaar je alles in één digitaal overzicht. Je bonnetjes, facturen, contactgegevens van klanten en leveranciers, je bankgegevens, enzovoort. Met een paar klikken heb je alles inzichtelijk, zonder allerlei mappen door te werken. Dat werkt een stuk sneller en efficiënter dan wanneer je alles in losse mappen op papier bewaart.
Factureren, versturen van facturen en aanmaningen gaan gemakkelijk via het boekhoudprogramma. Ook dat werkt een stuk efficiënter!
2) Minder kans op fouten
Wanneer je je digitale administratie op orde hebt, kun je rekeningnummers en namen gemakkelijk kopiëren. Zo voorkom je dat je gegevens verkeerd overtikt. Of nog makkelijker: met boekhoudsoftware voer je één keer de klantgegevens in en laad je ze vervolgens met een druk op de knop als contact in. Altijd foutloos.
3) Altijd en overal toegankelijk
Houd je een digitale administratie op je laptop bij? Dan hoef je hem alleen maar open te klappen om
er bij te kunnen. Werk je met boekhoudsoftware in de cloud? Dan kun je ook via andere computers of devices altijd bij je boekhouding.
4) Boekhouding vanuit je broekzak
- Met de gratis Asperion Mobile App heb je altijd inzicht in jouw administratie, waar je ook bent
- Scan onderweg al je bonnen en facturen en digitaliseer ze in je boekhouding
- Direct toegang tot de contactgegevens van je relaties en betalingen
- Een helder dashboard met de belangrijkste informatie!
- Zakelijke kilometers en uren bijhouden via de app
- Raak nooit meer een bon of factuur kwijt
- Stop met handmatige invoer
5) Altijd up-to-date
Geen stapels papieren die je aan het eind van het kwartaal eens invoert om te kijken hoe je ervoor staat. Een slimme digitale administratie bestaat voor een groot deel uit automatisering, waardoor je altijd weet hoe je ervoor staat.
6) Makkelijker voor je klanten
Je klanten ontvangen de facturen natuurlijk ook digitaal. Deze kunnen zij gemakkelijk online betalen en inboeken in hun eigen systemen. Veel bedrijven vinden dit een stuk fijner dan een papieren factuur die zij handmatig moeten inboeken.
7) BTW aangifte met een muisklik
De meeste inkomsten en uitgaven hebben invloed op de af te dragen of terug te vragen BTW. De AdmInbox ZZP berekent het BTW saldo continu. Na afloop van elk kwartaal word je er aan herinnerd, o.a. met een pushberichtje, dat het tijd is om een aangifte te maken. De aangifte staat dan al klaar en kan met een muisklik verstuurd worden. Om het helemaal makkelijk te maken kan je ook met een muisklik betalen. Hiervoor kan je kiezen uit betalen met iDEAL of met een QR-betaalcode als jouw bank app die ondersteunt. Het juiste betalingskenmerk komt dan automatisch mee! Je weet dan zeker dat je aan zowel je aangifte- als je betalingsverplichting hebt voldaan. Een geruststellend gevoel!
8) Koppelingen voor meer snelheid en gemak
Een digitale administratie wordt extra efficiënt wanneer je koppelingen maakt met andere software. Denk bijvoorbeeld aan bankkoppelingen om automatisch bij te houden welke facturen betaald zijn. En denk aan koppelingen met je verkoopsoftware om automatisch een factuur aan te maken, te verzenden en in te boeken bij een nieuwe bestelling.
9) Nooit meer een document kwijtraken
Met een snelle zoekopdracht vind je razendsnel elke factuur en bon in je systeem. Zelfs van jaren terug! En door slimme software te gebruiken, scan je je papieren bonnetje en worden ze automatisch ingeladen in je systeem. Zo wordt de kans om iets kwijt te raken wel heel klein.
10) Scheelt veel kastruimte
In het eerste jaar van je onderneming bestaat je papieren administratie wellicht uit een enkele multomap. Maar wanneer je onderneming groeit, komt daar al snel veel meer administratie kijken. Zeker als je ook mensen in dienst neemt.
11) Beter voor het milieu
Met een digitale administratie wordt het gebruik van papier overbodig. Dit betekent dat het digitaliseren van je boekhouding goed is voor het milieu. In het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is dit een belangrijk voordeel, zeker in deze tijd. Als we mensen op de maan kunnen zetten, waarom zouden we er dan nog op staan om alles uit te printen — terwijl we weten dat dit slecht is voor onze planeet?
Hoe zit het met de bewaarplicht?
Je bent als ondernemer wettelijk verplicht om je administratie 7 tot 10 jaar te bewaren. Maar er zijn ook regels over hoe je je administratie moet bewaren.
- Inkoopfacturen moeten bewaard worden zoals ze aangeleverd zijn. Digitale facturen mogen dus niet uitgeprint bewaard worden, maar moet je digitaal bewaren.
- Andersom is wel toegestaan: papieren bonnetje mag je digitaliseren en digitaal bewaren. Voorwaarde is wel dat alle informatie van het papieren bonnetje ook zichtbaar is op het digitale bestand.
Jouw boekhouding digitaliseren?
Overtuigd van de voordelen van een digitale administratie? Welkom bij de Vries & Nell Amersfoort! Wij werken 100% digitaal en helpen je graag om boekhouden voor jou gemakkelijk en leuk te maken. Maak nu een vrijblijvende afspraak voor een kennismakingsgesprek.
