AVG en u als klant van ons kantoor

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) roept veel vragen op. De regelgeving kan extra voorzorgsmaatregelen vereisen voor gebruikers. Met name als de software wordt gebruikt om diensten voor anderen uit te voeren. Administraties kunnen persoonsgegevens bevatten of gegevens die binnen de definities van de AVG als persoonsgegevens worden beschouwd.

Verwerkersovereenkomsten met u als klant van De Vries & Nell Amersfoort
In relatie tot de klant is de vraag bij specifieke werkzaamheden wie verwerker of verwerkingsverantwoordelijke is. In overleg met onze brancheorganisatie NOAB kunnen wij u het volgende mededelen voor wie een verwerkersovereenkomst verplicht is.

Voor de volgende werkzaamheden is geen verwerkersovereenkomst verplicht:

• samengestelde jaarrekening (inclusief administratiedeel);
• aangifte IB+ (dit zijn klanten waar wij alleen jaarcijfers voor maken en géén jaarrekening, de jaarcijfers verwerken wij in de aangifte inkomstenbelasting)
• tussentijdse rapportage;
• aangiften inkomstenbelasting;
• aangiften vennootschapsbelasting;
• aangiften omzetbelasting;
• verlenen assistentie bij controle Belastingdienst;
• controleren van belastingaanslagen;
• opstellen bezwaarschriften belastingaanslagen;
• opstellen investering-, liquiditeits-, exploitatiebegroting;
• cliëntidentificatie- en verificatie in het kader van de WWFT/NOAB gedragscodes.

Voor de volgende werkzaamheden is wel een verwerkersovereenkomst verplicht:

• loonadministratie;
• administratie (hieronder een opsomming van de werkzaamheden)

1. het inrichten van een doelmatige administratie (rekeningschema grootboek);
2. het voorzien van de inkomende en uitgaande facturen van een rekeningnummer dat correspondeert met het rekeningschema van het grootboek (coderen) van de klant;
3. het controleren van door klant zelf gecodeerde inkomende en uitgaande facturen;
4. het verwerken van door klant aan te leveren bescheiden (kasboek, bankrekeningafschriften, kopieën van inkomende en uitgaande facturen) in de administratie van de klant op de computer van ons kantoor;
5. het controleren van de door klant op diens computer verwerkte administratie aan de hand van de (het) door klant aan te leveren saldibalans, grootboek en journaalposten (welke klant op verzoek van ons kantoor vergezeld zal doen gaan van: kasboek, bankrekeningafschriften en kopieën van inkomende en uitgaande facturen).

Nota bene: Het bovenstaande geldt tenzij de administratie onderdeel uitmaakt van een samenstellingsopdracht of aangifte IB+.

NOAB heeft een verwerkersovereenkomst opgesteld welke wij samen met onze klant op maat maken waarvoor een verwerkersovereenkomst verplicht is.

Heeft u vragen die specifiek voor uw onderneming van toepassing zijn, dan kunt u contact opnemen met Jan van de Heetkamp of Harco Sok.